L’approbation annuelle des comptes est une formalité obligatoire pour arrêter les comptes en fin d’exercice comptable.
Cette étape permet de faire un état de la santé financière de votre entreprise, et notamment d’analyser sa performance.
DEFINITION
L’approbation annuelle des comptes est une obligation comptable pour toutes les sociétés commerciales (SAS, SASU, SARL, EURL).
A la fin de chaque exercice comptable, les comptes doivent être approuvés par l’Assemblée des actionnaires dans les 6 mois suivant la clôture.
Cette obligation a pour objectif d’informer les associés sur la gestion de la société. Ces derniers peuvent d’ailleurs accepter ou s’opposer à l’approbation des comptes. S'ils s'opposent à l'approbation des comptes, le bénéfice ne pourra pas être distribué.
Et une fois approuvés, les comptes doivent être déposés au Greffe du Tribunal de Commerce compétent.
Les comptes comprennent en général le bilan, le compte de résultat et les annexes.
Concernant les SCI, la loi impose au gérant, au moins une fois dans l’année, de rendre compte de sa gestion par écrit aux associés de la société. Le rapport doit comprendre l’ensemble des informations relatives à l’activité et aux résultats de la société.
LES ETAPES DE L’APPROBATION DES COMPTES
1. La clôture de l’exercice social
La clôture de l’exercice entraîne des obligations comptables.
La date de clôture est indiquée dans vos statuts et c’est à compter de cette date (en général le 31 décembre), qu’un délai de 6 mois est accordé pour procéder à l’approbation des comptes.
En bref, c’est le moment de faire le point sur la santé financière de votre entreprise, d’analyser sa performance avec ses résultats, et de définir les nouveaux objectifs de l’année suivante.
2. L’établissement des comptes annuels
Les comptes annuels permettent d’avoir une vision globale sur l’ensemble des opérations réalisées au cours de l’exercice comptable écoulé.
Les comptes annuels comprennent :
- Le bilan qui présent l’état du patrimoine de l’entreprise. Il fait état de l’actif (tout ce que possède l’entreprise), et du passif (tout ce que l’entreprise doit à ses associés ou aux tiers).
- Le compte de résultat qui permet de déterminer si la société est excédentaire ou déficitaire. Il s’agit donc de savoir si l’activité est rentable.
- L’annexe qui contient toutes les informations nécessaires à la compréhension des deux documents comptables précédents.
3. La rédaction d’un rapport de gestion
Une fois l’ensemble des documents comptables établis, le dirigeant doit rédiger un rapport de gestion. Ce rapport permet au dirigeant de rendre compte de sa gestion à l’ensemble des associés. Plusieurs sujets peuvent être abordés comme le montant des dividendes distribués au cours des 3 derniers exercices, une analyse de la santé financière de l’entreprise, ou encore les évènements importants qui ont eu lieu.
Attention: En l’absence de disposition statutaire rendant obligatoire le rapport de gestion, les entreprises (hors celles spécialisées dans le domaine du crédit ou de l’assurance) qui ne dépassent pas deux des trois seuils suivants sont dispensées de cette obligation :
· Total du bilan : 7.500.000 €
· Chiffre d’affaires HT : 15.000.000 €
· Nombre de salariés : 50 en moyenne au cours de l’exercice clos
4. Le rapport du commissaire aux comptes
Le commissaire aux comptes (CAC) a pour rôle de certifier que les comptes annuels respectent les règles légales, d’établir un rapport pour l’approbation des comptes et de s’assurer que les comptes reflètent une image fidèle et sincère de la situation financière de l’entreprise.
Attention: La nomination d’un CAC est obligatoire lorsque deux des trois seuils suivants :
· Total du bilan : 5.000.000 €
· Chiffre d’affaires HT : 10.000.000 €
· Nombre de salariés : 50 en moyenne au cours de l’exercice clos
Le CAC doit établir deux rapports annuels : un rapport général qui présente l’opinion générale du CAC sur les comptes annuels ; et un rapport spécial sur les conventions réglementées.
5. L’Assemblée générale d’approbation des comptes
L’Assemblée générale est la dernière étape. Elle doit avoir lieu dans les 6 mois à compter de la date de clôture de l’exercice social.
Avant de se prononcer sur l’approbation des comptes, le dirigeant doit mettre à disposition des associés divers documents : les comptes annuels, l’inventaire et éventuellement le rapport de gestion, le rapport du CAC et le rapport sur les conventions réglementées.
La convocation doit être adressée au minimum 15 jours avant la tenue de l’AG.
Une fois les associés réunis, ils doivent se positionner sur 2 points :
- L’approbation des comptes
- L’affectation du résultat : les associés décident comment gérer les pertes ou comment affecter les bénéfices (mise en réserve, report à nouveau, distribution de dividendes).
La décision doit être alors formalisée dans un procès-verbal.
LA FORMALITE DE DEPOT DES COMPTES
Une fois les comptes approuvés et une fois la décision formalisée, il faut déposer les divers documents au greffe du Tribunal du Commerce compétent.
Depuis 2023, il est possible de déposer vos comptes sur la plateforme du Guichet Unique.
Le dépôt en ligne doit être fait dans le délai de deux mois après l’approbation des comptes.
Le coût de la procédure de dépôt s’élève environ à 45 € (frais de greffe, TVA, frais INPI et frais de publication au BODACC).
Plusieurs documents obligatoires doivent être remis au greffe :
- Les différents documents comptables
- Le procès-verbal d’AG d’approbation des comptes
- Le rapport du CAC (s’il y en a un)
- Le rapport de gestion (s’il y en a un)
- Le rapport sur les conventions réglementées (s’il y en a un).
A l’issu, un certificat de dépôt des comptes annuel est remis.
Les comptes annuels sont publiés au BODACC mais certaines entreprises peuvent opter pour la confidentialité des comptes sous certaines conditions.
En effet, en fonction des seuils légaux, il sera possible de demander la confidentialité de l’ensemble de vos comptes annuels ou uniquement de votre compte de résultat.
LES DELAIS ET LES SANCTIONS
3 délais doivent être respectés :
- La convocation à l’assemblée générale : 15 jours avant l’AG (sauf exceptions)
- La tenue de l’assemblée générale : dans les 6 mois suivant la clôture annuelle
- Le dépôt des comptes au greffe : dans les 2 mois suivant l’AG si dépôt en ligne.
Le défaut d’approbation des comptes emporte plusieurs conséquences en fonction de sa nature :
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Défaut d’approbation des comptes |
Le dirigeant n’a pas convoqué les associés et/ ou n’a pas présenté les comptes aux associés. |
Le dirigeant risque 9000€ d’amende. Les associés peuvent engager la responsabilité civile du dirigeant s’ils prouvent avoir subi un préjudice suite à ce défaut d’information. |
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Refus d’approbation des comptes |
Le dirigeant a convoqué les associés ; l’assemblée générale a eu lieu. Mais les associés ont refusé d’approuver les comptes. |
Le désaccord des associés est rendu public : la délibération doit être déposée au greffe. Aucune affectation du résultat ne peut être décidée et aucun dividende ne peut être distribué. |
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Défaut de dépôt des comptes |
Le dirigeant ne dépose pas les comptes annuels dans le délai imparti. |
Tout intéressé peut demander au Président du GTC le dépôt forcé des comptes. Le dirigeant risque 1500€ d’amende. Et sa responsabilité civile peut être engagée. |
Dans la plupart des cas, lorsque le dirigeant est de bonne foi et a simplement dépassé les délais de dépôt des comptes, il est simplement enjoint de déposer rapidement les comptes auprès du greffe afin de régulariser sa situation.